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3 astuces pour bien gérer sa boîte mail et adopter le "zéro inbox"

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La nouvelle année représente un nouveau chapitre, une page blanche sur laquelle écrire et construire ses projets, mais aussi la période idéale pour corriger ses mauvaises habitudes !

Aujourd’hui, on s’attaque à une pierre angulaire du travail en entreprise : la boîte mail. Malgré l’apparition de multiples outils de communication, l’email reste en effet le moyen privilégié de communiquer en entreprise.

Mais il s’avère que les boîtes mails nous donnent aussi nos plus grosses angoisses : elles sont synonymes de tâches à accomplir, de personnes auxquelles répondre, de to-do liste qui s’allonge à l’infini. Qui n’a jamais redouté le moment fatidique d’ouvrir sa boîte mail, au retour de congés ou même en début de semaine ? On vous propose ci-dessous 3 conseils pour mieux gérer vos emails et atteindre le « zéro inbox ».

 Le « zéro inbox », c’est le principe de n'avoir aucun email dans sa boite de réception. Les avantages ? Ne pas oublier de tâches importantes, être mieux organisé dans son travail et avoir l’esprit libre des notifications qui insidieusement, nous mettent la pression.


1- Nettoyer sa boîte mail

La première étape vers une boîte de réception libre d’emails (et de stress), c’est de faire un grand nettoyage ! Pensez nettoyage de printemps, mais en janvier, et sur vos emails.

La méthode est simple : on archive ou supprime TOUS les anciens emails. Selon Merlin Mann, le fondateur de cette méthode, il est inutile de conserver les emails de plus de 3 semaines : soit vous y avez déjà répondu, soit leur expéditeur vous a relancé depuis, soit … il est déjà trop tard.

Ensuite, libre à vous d’adapter cette limite à ce qui vous semble pertinent – après tout, c’est de votre inbox qu’il s’agit. L’essentiel, c’est que vous mettiez au placard les emails qui ne vous servent plus. On les sélectionne tous et on archive ou supprime

Ceux qui restent à traiter, dans notre cas, ceux qui sont plus récents que 3 semaines, vont quant à eux être transférés dans un dossier à part. Vous pourrez les traiter au fur et à mesure selon les nouvelles règles qu’on vous explique plus bas, à raison de 10 minutes par jour par exemple.

La dernière étape de ce grand nettoyage, c’est de se désinscrire des newsletters que vous recevez et que vous n’ouvrez plus. Vous pouvez le faire manuellement – à chaque fois que vous en recevez une qui ne vous intéresse pas – ou en utilisant un outil comme Cleanfox .

Et voilà ! Vous vous rapprochez du zéro inbox. Mais que faire des prochains emails, qui indéniablement, trouveront le chemin de votre inbox dans les prochains jours ?


2- Mettre en place de nouveaux automatismes.

Les mails que vous recevez désormais répondent à un principe simple : 1 mail = 1 tâche. Tous les emails que vous recevez sont traités de la même façon. Plusieurs choix s’offrent ainsi à vous :

  • S’il ne nécessite aucune action ou réponse de votre part : le supprimer ou l’archiver ;
  • S’il ne relève pas de votre compétence : le déléguer en le transférant aux personnes concernées ;
  • S’il ne mérite aucun travail de votre part et que vous pouvez y répondre en moins de 2 minutes : y répondre immédiatement ;
  • S’il vous prendrait trop de temps à traiter : le reporter en le déplaçant dans un dossier séparé, auquel vous reviendrez plus tard.

Ces nouvelles règles vont rapidement devenir des automatismes qui vous permettront de passer au zéro inbox et être mieux organisé.

Vous pouvez également mettre en place des filtres dans votre messagerie pour ne recevoir que les emails qui vous sont directement adressés ou leur attribuer différents labels selon leur provenance, objet et mots contenus.


3 - Considérer le traitement des emails comme une tâche à part entière

La plupart des gens ne prévoient pas dans leur agenda le temps nécessaire au traitement de leurs emails. Mais en 2018, vous ne faites pas la même erreur ! Quelle que soit les règles que vous mettez en place, les emails sont en effet une tâche inhérente et récurrente de votre travail.

Pensez donc à bloquer du temps dans votre agenda pour gérer votre boîte de réception au jour le jour : ça vous permettra d’être rigoureux dans le traitement de vos emails et de conserver votre inbox à zéro. Plus que ça, prévoir du temps pour une tâche à laquelle vous consacrez d’habitude inconsciemment des minutes par-ci par-là vous permet de reprendre le contrôle de votre temps et d’être plus productif.

C’est d’ailleurs la stratégie recommandée par Tim Ferris dans son livre : La semaine de travail de 4 heures. Il préconise ainsi de ne pas laisser tout le temps sa boîte email ouverte et de les traiter au fil de l’eau, mais plutôt de consulter ses emails à des moments précis de la journée et de les traiter par paquets.

Le Zéro Inbox est une méthode simple mais efficace qui vous permettra de garder votre boîte de réception - mais aussi votre esprit – vide et concentré. Vous trouvez qu’on exagère ? Même pas ! Selon des études récentes, une interruption dans votre travail -- comme la notification d’un nouvel email – baisse votre attention pendant environ 20 minutes.

Allez hop, à vos souris !

 

 Et sinon… Vous pouvez tester Newmanity app !

Notre nouvelle application 3 en 1 contient une messagerie qui vous permet de recourir moins fréquemment aux emails – et donc d’en recevoir, moins en retour. Comment ? En créant une conversation avec vos destinataires dans une interface simple, l’app vous permet de suivre facilement le fil de votre discussion.

La touche de magie supplémentaire, c’est que vous pouvez désormais communiquer avec des personnes qui n’utilisent pas l’app.  Envoyez votre message via Newmanity, vos interlocuteurs le recoivent par mail. S'ils vous répondent, leur mail se transforme en message et s’affiche directement dans votre fil de discussion. On vous avait dit que c’était magique !