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Pourquoi changer de boîte mail est plus simple qu'il n'y parait

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Le changement d’un service ou logiciel à un autre peut être un moment de frustration car il pose souvent le problème du transfert de l’existant. Le changement de boîte mail est souvent l’objet d’interrogations diverses : Vais-je risquer de manquer ou perdre des mails ? Pourrais-je consulter l’historique de ma boîte mail actuelle simplement ? Qu’en sera-t-il du transfert de mes contacts ? En fait, changer de boîte de mail est plus simple qu’il n’y paraît.

Mettons fin aux idées reçues

Basculer vers un nouveau service de messagerie capable de mieux répondre à nos attentes, soulève naturellement certaines craintes. Les principaux doutes concernent surtout la conservation et le transfert de l’existant. En fin de compte, ces derniers ne sont pas vraiment fondés.

Vous ne manquerez, ni ne perdrez aucun de vos messages reçus

Dans la plupart des cas, les adresses mail professionnelles sont rattachées à un nom de domaine. Ainsi même en cas de changement de fournisseur de messagerie, vous gardez votre adresse mail habituelle. Et, de ce fait, rien ne change pour vos interlocuteurs.

Vous ne risquez pas non plus de perdre des emails entrants pendant ou après le transfert. En effet, le système d’envoi et de réception des courriers électroniques est conçu de telle sorte qu’aucune perte ne soit possible.

schéma envoi d'un email-01.png

En résumé, le processus d’échange d’emails fonctionne de la manière suivante :

  • Un système de stockage temporaire (sous forme de file d’attente) est prévu quand un message ne parvient pas à destination
  • L’email en question est ensuite présenté à plusieurs reprises à l’opérateur de destination (3 à 4 fois) avant de retourner à l’expéditeur avec une notification d’erreur en cas de problème persistant

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Vous n’aurez pas besoin de consulter deux comptes email séparément

Tout utilisateur de service de messagerie a besoin de conserver un historique. il est alors légitime de se demander si le changement de boîte mail va le contraindre à consulter l’ancienne et la nouvelle séparément.

Il existe deux cas de figure selon votre logiciel ou service de messagerie, chacun présentant une réponse simple à cette question :

  • Si vous utilisez un client de messagerie de type Mail, Thunderbird... vos courriers électroniques y sont directement stockés et donc vous n’avez pas besoin de jongler entre plusieurs boîtes emails. 
  • Si vous préférez consulter votre courrier électronique par le biais d’un webmail, vous pouvez créer un compte externe dans votre nouvelle boîte email et y synchroniser les messages de la boîte précédente via le protocole IMAP . Ainsi, vous n'aurez besoin de vous connecter qu'à votre nouvelle messagerie électronique et pourrez consulter tout de même votre historique.

Cela ne vous prendra que quelques minutes pour retrouver vos contacts

Généralement, lorsque l’on utilise un compte mail professionnel depuis un certain temps, il est fréquent de cumuler un grand nombre de contacts. Ainsi, on se demande si l’ouverture d’une nouvelle boîte mail va nous obliger à transférer ces derniers à la main.

Finalement, la méthode est très simple, il suffit d’exporter la base de contacts au format CSV (sauvegarde des données en texte brut dans un format de tableur) que vous pourrez ensuite importer dans la nouvelle boîte mail. En général, votre logiciel ou service de messagerie vous indique comment configurer facilement l’exportation et l’importation.

 

Changer de boîte mail n’est finalement pas le plus grand défi auquel vous aurez à faire face. En effet, les process et protocoles qui régissent l’envoi et la réception d’email favorisent cette transition. Si votre potentielle nouvelle boîte mail présente des fonctionnalités et particularités plus en phase avec vos besoins, le temps à investir dans sa création et sa mise en place en vaut la peine.

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