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La DSI ou la carte magique pour optimiser le travail en mode projet.

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La transformation digitale induite par l’essor du numérique (dont vous êtes certainement au courant ;) suppose d’avoir une entreprise plus flexible et customer-centric, c’est-à-dire tournée vers le client et/ou l’utilisateur final. Cela suppose d’adopter une approche plus collaborative, qui permette de casser le malfamée fonctionnement en silos.
Parfaite traduction managériale de ce changement, le fonctionnement en mode projet est trendy ces dernières années. C’est en effet une méthode de management qui va de pair avec la transformation digitale car elle permet plus de collaboration entre différents acteurs, salariés et parties externes, ce qui en retour permet à l’entreprise d’être plus flexible, créative et de réduire le time-to-market.
Que cette méthode soit déjà présente ou non dans votre entreprise, on revient ici sur les bonnes pratiques depuis un angle différent : celui de la DSI.
En tant que fournisseur (officiel) des systèmes d’informations de l’entreprise, en tant que garante de la sécurité des données, en tant que force de proposition sur tous les aspects digitaux, la DSI est en effet la meilleure entité pour soutenir (notamment) le fonctionnement en mode projet.

 Pourquoi le mode projet ?

Back to basics - pour être certain d’être sur la même page (web), prenons quelques secondes pour définir le fonctionnement en mode projet : c’est une technique de management qui a vu le jour dans les années 80 et qui suggère de faire collaborer des personnes de métiers, services – voire d’entreprises – différentes sur un même projet. Le mode projet correspond à un projet unique et n’est pas destiné à être répété : il réunit un comité exceptionnel, dans un objectif précis.

Ce mode de fonctionnement est redevenu à la mode récemment, notamment avec l’essor des startups – il n’est ainsi pas rare de voir « fonctionnement en mode projet » sur des offres d’emplois, afin de décrire le fonctionnement #agile de l’entreprise.

Mais plus qu’un atout (efficace) pour la marque employeur, le fonctionnement en mode projet est bénéfique pour l’entreprise pour diverses raisons :

  • Il créé des synergies: l’aspect pluridisciplinaire du mode projet permet d’être plus créatif dans l’approche globale en trouvant des points de rapprochement ;
  • Il rationnalise la charge de travail, en permettant de découper un projet complexe en différentes tâches accessibles et optimise ainsi les rapports coûts + temps / qualité de ces projets ;
  • Il responsabilise les collaborateurs, favorise la transmission des savoirs et renforce l’esprit d’équipe (#teambuilding) ;
  • Il permet de rassembler des KPIs fiables, qui prennent en compte tous les aspects du projet et en temps réel
  • Il permet à une équipe de travailler de manière « éclatée », et favorise ainsi le travail à distance, avec des freelances ou consultants, depuis n’importe où dans le monde.

Le fonctionnement en mode projet est donc un véritable levier de productivité et d’innovation en entreprise. L’intelligence collective est stimulée, ce qui permet en retour d’avoir des collaborateurs motivés et améliore la marque employeur.

Cette méthode de management s’est démocratisée ces dernières années, et en vient même à être la norme dans la plupart des entreprises. Mais comme tout outil ou méthode, il faut prendre le temps de le maîtriser pour en tirer le meilleur et que tout ça ne parte pas en cacahuète.

 

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Optimiser le mode projet dans un monde du travail en constante évolution.

Le B.A-BA du mode projet, c’est de bien cadrer le projet. Pour cela, la méthode QQOQCCP est radicalement efficace, puisqu’elle permet de répondre aux questions :

  • Quoi (actions requises) ;
  • Qui (personnes concernées) ;
  • (domaines voire lieux touchés par le projet) ;
  • Quand (planning) ;
  • Comment (outils &méthodes) ;
  • Combien (budget) ;
  • Pourquoi (motifs & objectifs).

La DSI entre en jeu dans la partie « comment » du fonctionnement en mode projet puisqu’elle soutient matériellement mais aussi culturellement cette méthode.

On ne le répètera en effet jamais assez : la transformation digitale, c’est une transformation des outils, des usages, mais aussi des états d’esprit dans l’entreprise. La DSI a le pouvoir d’agir sur les 3 à la fois, et donc de faire progresser l’entreprise toute entière.

Elle s’assure ainsi de proposer un système de centralisation des données efficace et sécurisé aux collaborateurs, ainsi que des outils puissants qui permettent de travailler de façon plus collaborative. La DSI a par ailleurs une grande influence sur la culture digitale de l’entreprise dans sa globalité.

Véritable atout dans l’entreprise, la DSI est ainsi la carte magique à jouer pour soutenir le fonctionnement en mode projet. C’est d’autant plus vrai avec l’essor des « nouveaux modes de travail » qui touche les entreprises de toutes tailles sur au moins 2 aspects : l’essor du freelancing et la démocratisation du travail à distance.

Afin de pouvoir collaborer de manière efficace avec différentes personnes autour du monde, il est ainsi essentiel de proposer des outils modernes et qui soutiennent cette tendance qui ne fera que grandir.

Salariés et freelances veulent en effet plus de liberté géographique c’est-à-dire ne pas avoir à se rendre au bureau tous les jours. Certaines entreprises, comme Buffer par exemple,  ont ainsi décidé de ne tout simplement pas avoir de bureau : c’est chacun chez soi.

En retour, elles investissement par contre sur des plateformes collaboratives qui permettent non seulement une communication fluide et sécurisée, mais aussi une gestion des projets optimale.

Pour les entreprises de grande taille, on n’en est certes pas encore là – mais on arrivera très certainement : des politiques de « sans bureau fixe » (ou flex office) sont ainsi instaurées depuis quelques années dans des grandes entreprises, y compris dans les tours de La Défense.

Loin d’être un enjeu lointain, il est ainsi crucial de penser à ces contraintes bien réelles de la digital workplace de demain. Le fonctionnement en mode projet est ainsi amené à être de plus en plus utilisé, voire à prendre le pas sur le fonctionnement classique des entreprises.

Concrètement, le rôle de la DSI dans le fonctionnement en mode projet peut ainsi se résumer en 3 points :

  1. Implémenter et soutenir les modes de travail plus ouverts et flexibles ;
  2. Collecter les besoins des collaborateurs ;
  3. Leur proposer des SIs et des outils qui répondent à ces besoins.

La DSI a donc tout intérêt à agir sur ces trois niveaux afin non seulement de suivre des tendances sociétales et managériales, mais aussi pour permettre à l’entreprise d’être flexible, sécurisée et productive sur le long terme.

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