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Votre entreprise est-elle bien équipée pour le travail collaboratif ?

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Instaurer le travail collaboratif dans son entreprise est une carte sur laquelle jouer pour gagner en  productivité, et attirer les talents. Il n’en reste pas moins un défi à relever qui nécessite l’application des bonnes méthodes et l’utilisation d’outils adéquats. Par ailleurs, l’omniprésence du numérique dans notre quotidien rend les collaborateurs plus exigeants en matière d’outil de travail. Nous vous proposons quatre questions essentielles à vous poser pour savoir si votre entreprise est bien équipée pour le travail collaboratif.

Vos outils sont-ils simples et intuitifs ?

L’ergonomie et l’usabilité d’un outil numérique sont des critères essentiels pour un utilisateur. Une solution collaborative déployée en entreprise n’échappe pas à cette règle. En effet, pour garantir confort et productivité aux collaborateurs, il est indispensable que l’outil soit facile à prendre en main.

Plus encore, toutes actions à effectuer avec le service doivent être fluides et ne requérir que peu d’étapes pour accomplir une tâche. La synchronisation des outils facilite le partage de documents en temps réel et représente pour l’équipe un gain de temps et un confort non négligeable.


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Vos logiciels proposent-ils les fonctionnalités indispensables ?


Pour s’assurer qu’un outil de collaboration est performant, certaines fonctionnalités sont devenues des “must-have” :

  • La capacité de stockage : Généralement, après plusieurs années d’activité, une entreprise a besoin de pouvoir conserver et archiver de nombreux documents. La solution choisie doit être flexible et permettre d’ajuster la capacité de stockage.
  • Le partage de document avec les collaborateurs est un incontournable. Plus la démarche est simplifiée et les outils synchronisés entre eux, plus vous gagnerez de temps.
  • L’agenda partagé en ligne est également un atout car il permet de gérer le temps de travail de chacun, et de vérifier simplement les disponibilités des collaborateurs en vue d’une réunion par exemple.
  • La messagerie unifiée, intégrant email et chat, facilite les échanges entre deux ou plusieurs personnes. Le côté plus spontané des discussions par chat recrée des liens humains même si les personnes sont sur des sites distants

Vos solutions garantissent-elles la sécurité et la protection des données ?


C’est un autre critère d’importance lorsqu’on choisit de déployer une plateforme collaborative en entreprise. À l’orée du nouveau règlement européen sur la protection des données (RGPD, mis en application dès mai 2018), il est indispensable d’avoir recours à des sous-traitants conformes aux nouvelles exigences.

Néanmoins, la sécurité et la protection des données ne sont pas qu’un ensemble de contraintes. Cela représente une opportunité pour l’entreprise de mieux maîtriser ses données (ne disposer que des données importantes pour son business, par exemple). De plus, communiquer auprès des parties prenantes sur cette démarche renforce la confiance. 

Avez-vous déployé des « smart technologies »?

 

L’étude de Dell –Intel (Future workforce study) révèle que pour 38 % des salariés en France et 44 % en moyenne des collaborateurs à l’international, la technologie déployée sur le lieu de travail est en retard par rapport à leurs terminaux personnels qu’ils considèrent comme des concentrés d’innovations. Ils attendent de la technologie qu’elle leur permette de travailler plus efficacement et de manière fluide y compris dans les situations de mobilité.

Ainsi la compatibilité avec tout type de terminaux et la synchronisation en temps réel apportent de la souplesse dans l’organisation du travail et fluidité des échanges.  De plus, les smart technologies sont un atout pour recruter et fidéliser les talents : 50 % des actifs de la génération Y se disent prêts à quitter leur poste si la technologie mise à leur disposition n’est pas conforme à leurs attentes.



Bien équiper son entreprise pour le travail collaboratif nécessite de trouver un équilibre entre les attentes des collaborateurs, la performance de l’outil et la palette de fonctionnalités adaptée à votre organisation. Dans tous les cas il est important de choisir une solution collaborative simple, intuitive, évolutive, flexible et intégrant nativement la sécurité et la confidentialité des données.

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