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La culture de la digital workplace chez Newmanity

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« Fais ce que je dis, pas ce que je fais » est tout à fait à l’opposé de ce qu’on pense chez Newmanity.

Après tout ce temps passé à vous parler de digital workplace, on a décidé de vous emmener dans les coulisses de notre entreprise pour voir comment nous y appliquons concrètement les principes de la transformation digitale. Outils, process, collaboration, mutations du travail : Roxane, Chief Operating Officer chez Newmanity, vous plonge dans notre quotidien !

Hello Roxane ! Est-ce que tu peux te présenter ?

Bonjour, Je m’appelle Roxane Julien. Après une école de commerce j’ai travaillé au Mexique en microfinance puis je suis rentrée en France et j’ai monté une plateforme de mobilisation citoyenne. Ca a vraiment été une expérience entrepreneuriale très enrichissante.

Puis je suis rentrée chez Newmanity où j’ai été en charge des partenariats et de l’internationalisation. J’ai agrandi mon périmètre au bout de 6 mois pour prendre en charge toutes les opérations et superviser le Marketing et les Ventes. A priori je n’avais pas le Cv pour travailler dans le digital (sourires !). Et c’est incroyable pour moi aujourd’hui d’avoir un poste avec tant de responsabilités. Je remercie l’évolution des modes de travail et la génération Y d’avoir fait bouger les choses ;)

Quelle est ta définition de la digital workplace ?

Pour moi la digital workplace c’est l’ensemble des outils et des process mis en place pour fluidifier les échanges et rendre l’organisation efficace à l’heure du tout digital.

L’entreprise évolue vers une organisation plus éclatée avec une partie des salariés en télétravail, des bureaux dans plusieurs villes ou une organisation qui se focalise sur son métier et fait appel à de nombreux freelances, consultants ou autres prestataires externes.

Il y a donc un défi à relever pour conserver productivité et souplesse. La digital workplace est la solution à ce problème.

Comment la mettez-vous en place chez Newmanity ?

Cela a été mis en place graduellement : on avance pas à pas pour modifier la structure  en douceur et ne pas bousculer trop fortement les habitudes.

On a aussi mis en place des dailys meetings le matin. En fait il y en a 2 simultanément :  celui des développeurs & l’équipe technique d’un côté et celui des équipes Sales & Marketing de l’autre ; ça permet à chacune des 2 équipes d’avoir une vision globale de ce qui se passe.

Nous avons également des réunions hebdomadaires par métier pour traiter en profondeur des sujets et trancher rapidement sur les points qui concernent plusieurs personnes. Enfin, avant que les gens travaillent en remote on oblige un passage au siège d’au moins 6 mois.

Côté outil on utilise Newmanity forcément (rires). Le 1er avantage c’est avant tout le chat.

L'application Newmanity permet denvoyer des messages instantanés même à ceux qui nont pas de compte car ils reçoivent le message par mail et leur réponse apparaît dans le chat. C’est génial car chacun utilise le chat autant avec ses collègues qu’avec des interlocuteurs externes. Le ton est par ailleurs plus informel, ce qui rapproche les équipes plus rapidement. Chacun répond à son rythme et c’est moins intrusif.

Mais le chat ne résout pas tout, du coup on passe des appels quand on a besoin de se parler (les appels vidéos sont prévus prochainement sur Newmanity).

Il y a aussi un espace de stockage pour tout garder dans le cloud. C’est très bien pour que les collaborateurs puissent accéder à leurs documents depuis n’importe où. Ca évite à tout le monde d’avoir à transporter un ordinateur portable, et puis c’est bien pour partager facilement des documents volumineux.

Enfin, on a investi dans des écrans pour que tout le monde puisse se voir pendant les daily meetings.

Pourquoi est-il indispensable de mettre en place une digital workplace dès maintenant, quel est l’enjeu – au singulier ou au pluriel ?

Le digital a énormément transformé les pratiques et le rapport au travail ; nous devons en tenir compte. Aujourd’hui tout est instantané et nos communications doivent l’être aussi. La gestion des mails est vécue par beaucoup comme fastidieuse ; et ce mode de communication est devenu aujourd’hui trop rigide. Les gens ont pris l’habitude d’utiliser des messageries instantanées dans leur vie personnelle, ils veulent la même interactivité dans leur vie professionnelle. Avec la digital workplace il faut chercher à avoir peu doutils qui fassent beaucoup, plutôt que multiplier les services et qu’ils ne soient pas tous utilisés.

D’autre part dans une start-up chaque personne a une empreinte forte sur son poste, il est important pour nous d’attirer les bons profils et de garder nos collaborateurs. La digital workplace est donc aujourdhui un avantage concurrentiel pour la marque employeur, même si lon sait que bientôt ça sera la norme. C’est rassurant pour les candidats de savoir que le télétravail est mis en place et que les outils existent pour que cela se passe bien.

Qu’est-ce qui différencie Newmanity des autres cultures d’entreprise ?

Newmanity prend l’éthique très au sérieux. Dans notre produit nous plaçons l’innovation au même niveau que l’éthique. On peut même dire que léthique est source de créativité sur notre produit. Nous avons aujourd’hui 4 chantiers prioritaires :

  • La confidentialité des données,
  • La réduction de l’empreinte écologique,
  • L’accessibilité au handicap,
  • Le design de l’attention

Mais on s’attache aussi à comment on le fait, prendre soin de nos collaborateurs est important pour nous, c’est pour cela que nous avons rejoint le label B-corp (comme Patagonia et Ben & Jerry’s).

La digital workplace est la clé pour évoluer vers une structure plus éclatée qui laisse plus d’autonomie au salarié, et de ce fait lui procure plus de satisfaction. C’est ce que nous voulons au quotidien.

Quels sont les do’s & don’ts de la digital workplace ?

Do’s

  • Demander l’avis aux salariés sur les outils qu’ils veulent utiliser ;
  • Laisser les outils s’installer petit à petit, commencer par un département puis l’étendre aux autres ;
  • Voir les demandes de travail à distance comme des opportunités de modifier l’organisation ;
  • Avoir des ambassadeurs qui accompagnent la mise en place des outils.

Don’ts

  • Imposer des outils sans test et sans discussion ;
  • Ne pas prendre en compte la sécurité et la confidentialité des données échangées dans le choix des outils. Autrement dit, faire attention aux services gratuits ou aux services américains soumis aux Patriot Act ;
  • Ne pas sensibiliser sur les bonnes pratiques du télétravail côté sécurité (ne pas bosser les sujets sensibles sur des wifi public, à la vue de tous, etc.) ;
  • Eviter la multiplication des outils car cela peut générer du stress : on finit par passer plus de temps à vérifier si on nous parle qu’à travailler.

Comment vois-tu les méthodes de travail évoluer dans les prochaines années ?

Les méthodes de travail vont évoluer parce que les salariés et les entreprises évoluent. Les nouveaux travailleurs de la Génération Y et Z arrivent en grande pompe dans les entreprises et nous obligent à nous réinventer.

Aujourd’hui les salariés veulent travailler dans plusieurs entreprises, connaître plusieurs carrières, voire les mener simultanément – c’est le cas des slasheurs, qui ont 2 ou 3 métiers en même temps.

La condition pour cela c’est le développement du freelancing. Le salariat est de plus en plus perçu comme un poids et les jeunes veulent pouvoir décider de leur agenda, des gens avec qui ils travaillent et des sujets qu’ils abordent. Ils veulent s’extraire des contraintes des horaires et des trajets domicile-travail interminables.

Pour lentreprise, ça veut donc dire intégrer certaines de ces envies et évoluer vers lentreprise éclatée (ou flex office) où les salariés sont plus autonomes car pas nécessairement réunis tous dans un même lieu en permanence.

Et les avantages sont nombreux. D’abord, d’un point de vue pratique, l’entreprise peut réduire la taille de ses bureaux car elle peut compter sur un roulement des salariés. Ensuite, les salariés sont plus épanouis. En effet, pouvoir casser leur routine, changer de lieu de travail, et côtoyer des nouvelles personnes augmentent leur satisfaction.

La multiplication des freelances veut donc dire que le panel de compétences accessible à l’entreprise est plus large. Elle peut donc en profiter ponctuellement pour amener un savoir très précis en entreprise. Et cela signifie donc des équipes de travail de plus en plus mixtes, avec à la fois des salariés et des freelances.

On en revient donc à la même conclusion : il faut donc avoir les bons outils pour gérer la transition d’un modèle à l’autre.

Quelle est la place de Newmanity dans la mise en place d’une digital workplace ?

On la rappelé assez de fois, les outils qui vont permettre à lentreprise dévoluer tout en gardant souplesse & productivité sont primordiaux.

Newmanity propose 3 usages en 1 application. Notre métier c’est la messagerie, ou l’art de communiquer. En réunissant mail, chat et cloud, on balaye l’ensemble des usages de la communication : messages rapides, messages formels, partage et envoi de documents.

Nous sommes conscients que d’autres outils proposent cela. La force de Newmanity cest son design et son ergonomie très appréciée des jeunes générations. On propose une expérience utilisateur épurée mais avec un univers marqué.

Nous sommes ainsi le meilleur allié des DSI contre le shadow IT et en plus l’app s’implémente facilement avec le système d’information de l’entreprise.

Nous prenons également la sécurité et la confidentialité des données très à cœur. La plupart des gens ne sont pas assez conscients de ces enjeux en entreprise. Mais il paraît aberrant déchanger sur toutes les données sensibles de lentreprise sur des réseaux qui enregistrent tout de vous. C’est pourquoi nous avons doublé notre objectif de confidentialité par celui de la sécurité. Et le cryptage est la solution.

Mais surtout, nous avons pensé à luniversalité de la messagerie. Les messageries actuelles obligent tous les interlocuteurs à avoir la même messagerie, or, c’est rarement le cas ! Nous avons pensé une messagerie ouverte vers l’extérieur. Si un interlocuteur d’un groupe de discussion n’a pas l’application, il reçoit les messages par mail. Et sa réponse apparaît dans le chat. On permet donc d’avoir un outil efficace pour parler à tout le monde.

Avec l’évolution du travail comme on l’a vu précédemment, on est voué à échanger avec de plus en plus d’interlocuteurs différents. Pouvoir garder le même outil est très important.

Le mot de la fin ?

Quand on parle du digital, on est tout de suite dans des conversations très techniques, on parle des technologies utilisées, des nouvelles fonctionnalités… mais ce qui est sympa dans le digital cest quand même quand on sert lhumain. Communiquer est propre à l’Homme, penser aux formes que ça prendra demain est un challenge très intéressant !