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Quels sont les critères clés d'une plateforme collaborative efficace ?

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Une plateforme collaborative est un ensemble d’outils informatiques centralisés mis à disposition des collaborateurs, généralement pour la gestion de projet. Elle favorise donc les échanges et le partage pour permettre aux équipes d’avancer ensemble vers des objectifs communs.

Avant de choisir une plateforme de collaboration, il est nécessaire d’évaluer quelques critères indispensables.

 

Un espace de stockage commun


Un des premiers intérêts d’une plateforme collaborative est de proposer un espace de stockage de type cloud (stockage en ligne distant). En effet, cela permet à tous les intervenants d’un projet de déposer ou récupérer un ou plusieurs fichiers à tout moment et depuis n’importe quel terminal.

Ce type d’outil est devenu si puissant de nos jours qu’il propose également de pouvoir modifier, de manière collaborative, un fichier en temps réel. Ainsi, les équipes gagnent un temps précieux en évitant des allers-retours de validation interminables. Un gain de temps et de productivité indéniable qui, par extension, permet à l’entreprise de faire des économies.

 

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Des outils pour simplifier la communication


Il est essentiel dans le travail d’équipe de pouvoir communiquer avec les autres collaborateurs à tout moment. En effet, des échanges simplifiés limitent les frustrations (liées aux attentes de validation par exemple) et renforcent la synergie entre les différents acteurs d’un projet. En plus du gain de productivité, cela crée une bonne dynamique d’équipe et améliore les conditions de travail.

Deux outils entrent alors en ligne de compte et doivent être simultanément disponibles sur la plateforme de collaboration :

  • Le mail favorise les échanges “de masse” et généralement plus formels, notamment dans le cas d’invitation à des réunions ou bien des comptes rendus sur des éléments importants d’un projet
  • La messagerie instantanée simplifie les communications plus spontanées telles que des questions, des retours sur un document, etc. Elles sont à privilégier quand la demande nécessite un échange prolongé ou un réponse rapide

La confidentialité et la sécurité des données garanties


Il s’agit d’un des critères les plus importants à prendre en compte dans le choix d’une plateforme collaborative en entreprise. Les flux de données échangés lors d’un projet sont souvent sensibles pour la société. C’est pourquoi la sécurité et la confidentialité sont des problématiques clés.

Dans le choix d’une solution collaborative, il faut s’assurer que l’entreprise qui fournit le service est transparente et se responsabilise vis-à-vis de ces enjeux. Certaines d’entre elles en font même une priorité absolue et sont donc à privilégier.

 

Une application mobile et tout-en-un


La mobilité et le travail à distance sont devenus des pratiques en entreprise de plus en plus courantes. Ainsi, la plateforme collaborative doit proposer des outils centralisés et capables de s’adapter à divers terminaux ou supports.

Le nombre de mobinautes a littéralement explosé et les usages des mobiles et tablettes ne sont pas simplement l’affaire des particuliers. En effet, divers acteurs d’une entreprise comme les chefs de projets, les CEO ou les commerciaux sont amenés à se déplacer. Il devient donc essentiel pour eux de disposer d’une application mobile tout-en-un synchronisée avec leurs outils de bureaux.

Grâce à une app, l’utilisateur peut partager, importer, échanger de n’importe où et à n’importe quel moment. Terminées les heures de déplacement perdues sans pouvoir intervenir sur un projet.

La plateforme collaborative représente pour une entreprise un investissement particulièrement intéressant. Néanmoins, afin de le rentabiliser, il est nécessaire de bien prendre le temps avant de la choisir. Les enjeux principaux sont la communication, le partage, la sécurité et la mobilité. Si une solution de collaboration est capable de les garantir, alors elle représentera un véritable atout pour vous.

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