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Comment allier legacy et applications innovantes ?

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La digital workplace est aujourd’hui une nécessité pour votre entreprise. Introduire de nouveaux outils et process, mais aussi et surtout agir sur les états d’esprit et la culture de votre entreprise est fondamental pour penser digital et aller de l’avant. Devenir une entreprise 2.0 est en effet bénéfique pour plusieurs raisons :

  • Augmentation de la productivité de l’entreprise en introduisant plus de collaboration et d’agilité, qui permettent des synergies et aussi une approche plus centrée vers les clients.
  • Amélioration de la marque employeur en proposant à vos collaborateurs actuels et futurs des outils de travails modernes et performants, dans une architecture alliant sécurité & flexibilité.
  • Renforcement de la sécurité des données et des SI en s’assurant que les outils proposés sont sécurisés mais aussi utilisés, ce qui limite le shadow IT.

En somme, la digital workplace, c’est un no brainer – la question de sa mise en place ne se pose pas ; c’est une évidence. Mais qu’en est-il de la réalité du terrain ? Parce qu’on a beau vous parler de digital workplace et d’outils innovants (les nôtres ;), on sait bien que dans votre entreprise, vous avez des contraintes. L’une d'elles - et pas des moindres - c’est le legacycet héritage qu’on n’est pas spécialement content de recevoir. Ces systèmes hérités d’une époque lointaine nous font en effet penser que non, tout n’était pas mieux avant. Enfin, ces applications étaient performantes dans leur temps, mais sont maintenant supplantées par des outils plus performants. La question, c’est donc de savoir comment connecter ces deux objectifs que tout semble opposer : comment allier l’idéal (et la nécessité) de la digital workplace avec la réalité de l’entreprise ? Comment trouver l’équilibre entre legacy et applications innovantes ?

1.Faire le bilan des outils et des usages en interne.

La première étape, c’est de dresser un état des lieux interne des outils utilisés, mais aussi de leur utilisation concrète par les salariés.

Concrètement, il s’agit de lister les applications utilisées aujourd’hui dans votre entreprise, au travers des départements et locations. Récupérer les informations officielles, mais essayer aussi de mettre la main sur les infos officieuses : quels sont les outils utilisés aujourd’hui de manière sous-terraine par vos collaborateurs ?

L’idée, ça n’est pas de réprimander ni de pointer du doigt, mais plutôt lister les fonctionnalités qu’ils utilisent sur les applications legacy, officielles et officieuses pour mieux comprendre leurs besoins quotidiens.

Cette approche qualitative de la question vous permettra d’appréhender les problèmes des applications legacy d’une façon rigoureuse en soulevant différents points importants : shadow IT, perte de temps, compatibilité des applications, sécurité, etc.

Voyez ensuite les usages et données qui doivent rester - dans un premier temps au moins - sur le système hérité et ceux qui peuvent migrer vers des applications plus modernes. Par exemple : laissez les commandes sur votre logiciel historique, mais passer votre CRM sur une solution plus moderne, tout en introduisant un nouvel outil de communication interne plus performant. 

2.Calculer la rentabilité sur le court terme et le long terme.

Il est ensuite intéressant de mettre des chiffres sur les points découverts précédemment. Pour prendre une décision aussi importante que le système d’informations de votre entreprise, il est en effet nécessaire d’apposer des chiffres sur les faits et de considérer tout ça d’un point de vue rationnel.

Dans un premier temps, vous pouvez estimer les pertes de productivité globale qui découlent de l’utilisation des applications legacy, en chiffrant notamment les coûts de leur maintenance, mises à jour de sécurité, corrections et patching nécessaires pour améliorer la compatibilité entre les différents outils.

Ces coûts sont à mettre en rapport avec les coûts qu’engendreraient une migration vers une ou plusieurs autres applications plus modernes, au management centralisé et qui augmenterait considérablement la productivité globale de votre entreprise.

Attention par contre de ne pas prendre en compte les « sunk costs » : ces dépenses qui ont été faites dans le passé, qui vous engagement psychologiquement mais qui financièrement, n’ont pas d’impact. Si votre entreprise a par exemple investi 50 000€ dans la maintenance de votre legacy ces 5 dernières années, cela vous engage moralement mais concrètement, cet argent a déjà été dépensé et ne doit donc pas rentrer en compte dans vos calculs – ou comme on dit : ce qui est fait est fait !

A court terme (1 an) et à long terme (5 ans), comparez les chiffres que vous obtenez pour calculer les meilleurs taux de rentabilité dans les deux cas de figure. Et si vous êtes aussi perdu que moi quand il s’agit de chiffres, allez voir vos collègues de la finance qui pourront vous aider à faire tout ça.

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3. Penser à l’avenir !

A considérer sur le long terme : votre application legacy est, par essence, déjà obsolète. L’entreprise qui la fournit n’opère plus de mise à jour, la documentation nécessaire est (quasi) inexistante et il est fortement probable qu’il ne reste que quelques experts qui la maîtrisent dans votre entreprise.

Évaluez le temps et l’énergie que cela suppose pour ces personnes (dont vous faites peut-être partie ?) : qu’est-ce que cela suppose comme blocage au niveau individuel, mais aussi organisationnel ? Comment faire le jour où ces personnes quittent l’entreprise pour de bon ? Comment former les nouveaux entrants – et même leur expliquer la raison derrière l’utilisation d’un système monolithique ?

Autrement dit : ça n’est qu’une question de temps. Vous devrez à terme migrer vers des solutions plus pérennes, plus modernes. Il en va de la productivité de votre entreprise, mais aussi de sa sécurité et de sa viabilité sur le long terme.

Ce changement est incontournable. Bien sûr, ce changement ne se fait pas du jour au lendemain, il faut plutôt introduire peu à peu de nouveaux outils, de nouveaux usages et une nouvelle culture.

Des solutions plus performantes existent sur le marché et sont peut-être utilisés par vos concurrents. Quand on mentionne la nécessité d’opérer sa transition digitale pour être plus flexible et réactif, c’est précisément de cela qu’on parle.

C’est d’ailleurs une des grandes forces des startups (coucou) : notre agilité et notre propension à mettre en place les choses rapidement. Aujourd’hui, les startups n’ont pas (ou peu) de legacy, et peuvent donc mieux centraliser leurs données et suivre les évolutions du marché.

Bien loin de nous l’idée d’opposer startups et grandes entreprises et d’engendrer un conflit intergalactiqueon préfère prendre le meilleur des deux mondes, et vous proposer de travailler ensemble au futur de votre entreprise.

 

 

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