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5 étapes pour introduire un nouvel outil dans une entreprise

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Vous vous êtes décidé : en 2018, vous allez introduire un nouvel outil dans votre entreprise. Un outil qui amènera plus de sécurité, de flexibilité et de collaboration. Votre entreprise sera enfin la digital workplace dont vous rêvez. Comment choisir cet outil ? Comment le mettre en place dans votre organisation. Suivez le guide, on vous donne les 5 étapes clés pour y arriver !

1.      Récolter les besoins

La première étape pour décider de l’outil à instaurer dans votre entreprise, c’est récolter les besoins de vos collaborateurs. Prenez, vous aussi une approche customer centric et demandez à vos collaborateurs, les utilisateurs finaux, ce dont ils ont réellement besoin.     

Et oui, aucune idée révolutionnaire ici, mais pourtant, c’est l’étape que la plupart des initiateurs de projets oublient.

Il y a deux types d’informations que vous pouvez récolter :

  • Des infos qualitatives : ce sont celles qui décrivent un problème ou besoin. Comment les collecter ? En organisant des réunions avec les collaborateurs & managers, en mettant en place une boîte à suggestions – virtuelle ou physique, voire même en discutant de manière informelle autour de la machine à café.
  • Des infos quantitatives : ce sont des données numériques qui vont confirmer ou infirmer vos hypothèses. Vous les obtenez en observant des KPIs (indicateurs de performance) sur les outils en place ou en menant une enquête interne par exemple.

L’idéal, c’est d’adopter une approche globale : vous récoltez dans un premier temps des données qualitatives, que vous confirmez ensuite grâce aux données quantitatives.

Par exemple, si Simon & Julie du Marketing vous disent qu’ils ont besoin d’un outil collaboratif leur permettant de travailler sur un document commun, il est intéressant de savoir si c’est une fonctionnalité qui intéresse vos autres collaborateurs. Les données récoltées vous permettront d’identifier mais aussi de prioriser leurs besoins, vous pourrez ainsi mieux y répondre.

2.      Sélectionner l'outil

Une fois les besoins de vos collaborateurs définis, vous pouvez commencer à rechercher des informations sur différents outils. Armez-vous de vos 10 doigts (et de patience) et commencez à surfer sur le Web à la recherche de l’outil qui vous corresponde.

Pour gagner du temps, vous pouvez établir une grille de critères simple dans une feuille de calcul : à la verticale les fonctionnalités, à l’horizontale les différents critères (ou l’inverse, nous avons la chance d’être dans un pays libre).

A l’intersection, vous pouvez mettre un Oui / Non ou une note sur 5 selon la correspondance de l’outil à vos critères, ou encore remplir la case avec des informations complémentaires. 

Voici quelques idées de critères que vous pouvez intégrer :

  • Prise en main / formation éventuelle,
  • Disponibilité du support,
  • Budget et formule d’abonnement,
  • Sécurité,
  • Flexibilité de l’outil,
  • Les fonctionnalités remontées par vos collaborateurs !

Cela vous permettra de réduire les choix disponibles. Une fois que vous avez sélectionné les 2-3 outils qui vous paraissent les plus pertinents, vous pouvez demander à vos collaborateurs de les tester et de vous faire un retour : non seulement cela vous assurera que l’outil corresponde à leurs besoins (bye bye le shadow IT !), mais ils apprécieront par ailleurs de se sentir intégré dans le processus de décision.

3.      Former les managers

L’organisation hiérarchique de votre entreprise suppose que vous passiez par la hiérarchie pour introduire un nouvel outil : l’étape suivante, c’est donc de vous adresser aux managers des différents départements.

Les managers sont des leaders d’opinion dans votre entreprise, vous pouvez ainsi utiliser leur influence pour convaincre, niveau par niveau, tous les employés de votre entreprise. C’est donc un moment crucial (#nopressure) dans la mise en place du nouvel outil, car ce sont eux qui vont passer l’information en top-down dans leur équipe.

L’objectif, c’est non seulement de les (in)former, mais aussi de les convaincre : formez-les (si besoin) à l’outil, écoutez-les, répondez à leurs questions et doutes, contrez leurs objections et trouvez des solutions conjointes pour le déploiement de l’outil.

Sensibilisez-les également aux enjeux de l’utilisation de l’outil – sécurité des données, vision stratégique de l’entreprise - mais surtout mettez en avant les avantages qu’ils en tireront dans leurs équipes : plus de collaboration, de productivité, de sécurité, une augmentation de salaire, etc.

Au passage, profitez-en pour leur demandez des conseils sur comment vous adresser au mieux à leurs collaborateurs – cela vous servira pour l’étape suivante.

4.      Communiquer auprès des collaborateurs

La communication, c’est la clé de toutes les relations – et c’est valable en entreprise aussi. Communiquez donc autant que possible sur la mise en service du nouvel outil avant son déploiement.

La com’, c’est pas votre point fort ? Pas de souci, c’est le boulot de certaines personnes ! Vous pouvez vous rapprocher du service Marketing / Communication de votre entreprise, des Ressources Humaines ou, s’il existe, du département en charge de la communication interne. Ils vous aideront à mettre en place une stratégie de communication efficace pour faire passer le mot, pour que personne ne puisse faire la sourde oreille.

Il est aussi possible de passer directement par une agence de communication spécialisée sur cette thématique et/ou de travailler main dans la main avec le chef de projet - account manager - customer success blabla (ah ! ces appellations de startups) dédié au sein de l’entreprise qui vous fournit votre solution. Ils peuvent en effet vous donner des éléments de communication ou bien vous aider à les mettre en place.

A vous de voir quelles sont les solutions de communication les plus efficaces pour votre organisation : réunion d’informations ? Affichage ? Webinar ? Guide utilisateur ? Laissez parler votre créativité et combinez ces différents moyens pour vous assurer du lancement successful de ce nouvel outil 2.0.

5.      Analyser la mise en place

Ca y est, l’outil est lancé ! Mais le fun ne s’arrête pas là, non non non. La dernière étape, la plus fondamentale, c’est celle du suivi : il faut vous assurer que l’outil est bel et bien utilisé en interne.

Combien d’outils et de nouveaux process sont lancés en grande trombe, avant d’être abandonné, tel un hamster sur une aire d’autoroute au départ de vacances ? Sous votre règne direction, cela n’arrivera pas !

Pour cela, vous devez vous assurer que l’outil est compris, utilisé et adopté par vos collaborateurs, il doit désormais faire partie de leur quotidien.

Une fois de plus, retour à l’utilisateur final : suivez des KPIs sur l’utilisation de l’outil, créez un service de support et demandez-leur des feedbacks. A vous de juger du niveau de formalité : vous pouvez mettre en place une ligne téléphonique, planifier des réunions, mais aussi simplement laisser la porte de votre bureau ouverte ou en discuter autour de la machine à café - le « hot spot » de votre entreprise !

Quelle que soient vos besoins, quel que soit votre outil, le changement doit s’inscrire dans la durée et faire partie de la culture de votre entreprise. On ne mène pas une transformation digitale, on ne devient pas une digital workplace en introduisant un nouvel outil. On le fait en agissant sur l’organisation, les usages et les mentalités.