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Confidentialité sécurité numérique données digital entreprise

3 points de vigilance à respecter pour un kick off meeting sécurisé

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Que vous l’appeliez kick-off meeting ou réunion de lancement de projet, il s’agit d’un moment clé dans la vie d’une entreprise, mettant en jeu des données stratégiques pour toutes les parties prenantes (entreprise, clients, partenaires). Si les outils collaboratifs facilitent la préparation de ces réunions, il convient d’être attentif à sécurité et la confidentialité des données à chaque étape.

 

 

1) Stockage et partage des données stratégiques


De plus en plus, les entreprises ont fait le choix d’utiliser des solutions de cloud pour le stockage en ligne des données (documents projets, fichiers clients, etc.). Cependant, la plupart des services cloud du marché ne garantissent pas la confidentialité des données.

Pourtant, il s’agit du premier point de vigilance à respecter lorsque l’on prépare une réunion de lancement de projet. En effet, cela demande en général le stockage et le partage de documents dont le contenu est précieux pour l’entreprise et ses clients ou partenaires.

Le lieu d’hébergement des données (UE ou hors UE), le paramétrage des droits d’accès, les besoins en chiffrement sont à prendre en compte pour assurer la protection et la confidentialité des données.


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2) Préparation du kick-off meeting


Souvent menée en mode collaboratif, la réunion de lancement  mobilise plusieurs équipes, voire des clients, des partenaires. La fluidité des échanges est essentielle, et pour cela la messagerie instantanée associée à un stockage en ligne est plus adaptée que l’email, évitant ainsi d’interminables allers-retours. Des fonctionnalités d’agenda partagé, de gestion des tâches et des ressources facilitent également la préparation du kick off meeting, et tout le monde y gagne en productivité.

Cependant là aussi, lors des échanges, la protection et la confidentialité des données sont primordiales. Et selon le niveau de sensibilité des données échangées il peut s’avérer opportun d’utiliser une solution de chiffrement. Le choix d’une plateforme collaborative revêt donc toute son importance.


 

3) Convocation des participants à la réunion


Malgré les initiatives “zéro mail” dont on entend souvent parler, l’email demeure toujours en bonne place pour les échanges en entreprise. Il s’agit davantage d’adopter de meilleures pratiques en limitant les envois au strict essentiel.

En effet, les échanges de courriers électroniques, s’ils sont trop fréquents, créent un flux trop important où bon nombre d’informations et de données peuvent se perdre dans la masse. De plus, cette pratique, repose souvent sur des solutions avec un niveau minimal de sécurité, et constitue à ce titre une porte ouverte à la fuite de données sensibles et à l’espionnage industriel.

C’est pourquoi il est préférable, selon la nature du sujet et la sensibilité des données en jeu, de choisir le canal d’échange adapté. Par exemple, il est recommandé, dans le cadre du kick-off meeting, de n’utiliser le mail que pour convoquer les participants avec un brief avant réunion. Pour tout autre échange, une solution collaborative sécurisée est à privilégier.


Les pratiques collaboratives en entreprise apportent une réelle plus-value dans l'organisation d'événements stratégiques, comme les kick-off meeting par exemple. Cependant, ces nouveaux outils de travail en équipe peuvent présenter des risques pour les données stockées et partagées. Afin de s’en prémunir, il est recommandé de choisir un prestataire capable de garantir à tout instant la protection et la confidentialité des données.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les fonctionnalités essentielles d'une plateforme collaborative, nous vous invitons à lire : Quels sont les critères clés d'une plateforme collaborative efficace ?

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